Usar o Google Docs em vez de anexos em emails (10º dia)

Sempre me fez aversão as “correntes” de emails que grassam na internet, às vezes com ficheiros pesados e de duvidosa utilidade (por vezes infectados). Enchem as caixas de correio dos amigos, ocupam-lhes o disco com sucessivos downloads que, depois de visualizados, nos esquecemos de apagar da área temporária (mesmo que sejam lixo) e muitas vezes duplicamos noutros directórios ou quando não quebramos a corrente.

Mas, e os outros custos, o da lentidão que às vezes nos desespera, o dos servidores ocupados com milhentos anexos iguais, com as linhas telefónicas ou de rádio entupidas com ficheiros de utilidade duvidosa (no mínimo) e que representam custos adicionais para os consumidores que não tenham downloads ilimitados. O mesmo quando um ficheiro anda cá e lá entre várias pessoas que nele trabalham do que resulta um tráfego imenso sobretudo a nível empresarial e associações.

Quando a Google apresentou a sua solução DOCS para este problema, não me apercebi do potencial de poupança energética que continha, mas adoptei-o logo por facilitar a minha mobilidade: posso agora consultar a minha agenda, alguns documentos que gosto de mostrar às pessoas e, sobretudo, alguns documentos de trabalho, com revisões por um grupo.
Só recentemente quando li que já há bastantes empresas que o tornaram uma ferramenta usual, descobri outras grandes potencialidades:
1. Não é necessário fazer o download de tudo para dar uma espreitadela a uma ou várias pgs, não é preciso fazer downloads na dúvida de todo o documento, pois pode-se dar uma espreitadela antes ou consultar só a pg. que me interessa (que se pode capturar no todo ou parte com o Office Notes, por exemplo).
2. Podemos criar e alterar os documentos online (tipo Word, Excel ou Power Point,…), evitando trazer o portátil sempre connosco (sujeito a tombos, roubos e avarias), ou ter de ter o Office (embora se perca algumas funcionalidades deste), ou de carregar programas, basta termos acesso à net.
3. Há um esquema de segurança muito simples e eficaz, as pessoas podem aceder como visualizadores ou colaboradores, quando fazem parte das nossas lista de autorizações (por documento ou pasta).
4. É possível dois utilizadores (autorizados) alterarem ao mesmo tempo o mesmo documento que não dá barraca (segundo dizem, não experimentei).
5. Podemos organizar os documentos em pastas e subpastas, fácilmente manipuláveis online, podendo ter milhentos ficheiros sem nos perdemos e mesmo mesmo publicar as páginas produzidas ou enviá-las para o blogue.
6. Admite ficheiros grandes e de vários tipos:
a. Documentos (até 500 KB de texto): • Arquivos HTML e texto simples (.txt).• Microsoft Word (.doc, .docx), Rich Text (.rtf), OpenDocument Text (.odt) e StarOffice (.sxw).
b. Apresentações (até 10 MB) Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps).
c. Folhas de cálculo (até 1MB) Excel (.xls, .xlsx) e OpenDocument Spreadsheet (.ods), ou ficheiros separados por vírgulas (.csv).
d. Arquivos PDF (Acrobat até 10 MB)
7. E “last but not least”, é muito simples de aprender, vejam um rápido tour.
Por tudo isto vou tentar de hoje em diante abolir os anexos de email sobretudo os grandes e/ou para múltiplos destinatários mandando somente o respectivo link do Gdocs, e sensibilizando os amigos para a potencial poupança de energia (e tempo e dinheiro) desta opção.
E para as fotos, os álbuns do filho que queremos mostrar à família e amigos todos? Espreitem o Picasa (que uso também), é excepcional